Cómo escribir un correo electrónico correctamente
Aunque casi todos de nosotros afirmaríamos escribir correctamente los mensajes de correo electrónico, la experiencia demuestra que se cometen numerosos errores que impiden trasmitir el mensaje deseado con suficiente claridad.
Aplicando una sencillos consejos podemos mejorar en una de las herramienta de comunicación más importantes de la actualidad.
Cómo escribir correos electrónicos
Lenguaje Internet
Originalmente, al escribir contenido para una página web se empleaban el mismo lenguaje que para un contenido tradicional: artículos, libros, etc..
La velocidad de lectura empleada en este nuevo medio obliga a modificar es estilo de escritura empleando:
Diseño
- Distribución del aire (espacio sin contenido) de la página
- Jerarquizar la información
- Tipografía adecuada
Contenido
- Frases cortas
- Omisión de palabras innecesarias
- Resaltar lo importante
Escritura de un correo electrónico
Para mejorar la compresión y transmitir claridad en mensajes aplicaremos la mismas técnicas de escritura de contenido para internet.
Distribución del aire
Observemos las imágenes:
Se trata de dos versiones del mismo correo electrónico. Se han desenfocado para centrarnos en la distribución del espacio sin contenido.
El segundo muestra más claridad, al mostrar una distribución más equilibrada y facilitando la lectura.
Jerarquía de la información
Debemos utilizar:
- Tabuladores
- Sangrados
- Listas
- Tipografía
para indicar los elementos de cabecera (saludo), pie (despedida, llamada a la acción), contenido, etc..
Tipografía
Debe ser homogénea, con un solo tipo de letra, tamaño y color. Uso correcto de Mayúsculas/minúsculas (Mayúsculas equivale a gritar) Como salvedad, podemos variar estos parámetros en ciertos párrafos con objetivos concretos:
- Colores más claros o letra más pequeña: Restar importancia (ej. texto legal al final del correo)
- Letra más grande: Para encabezados, títulos, etc.
- Cambio de tipo de letra: Para citar extractos de otra fuente o persona (ej. texto de un informe)
- Negrita, cursiva, subrayados
Frases cortas y Omisión de palabras
En lugar de:
Tal como estoy haciendo al escribir esta misma frase que ustedes estan leyendo en esta mismo momento en muchas ocasiones se abusa demasiado de introducir en los correos demasiadas palabras que podrían ser eliminadas sin alterar significativamente el mensaje que queremos transmitir al lector destinatario de nuestro mensaje
Podríamos haber escrito:
Elimine palabras superfluas y construcciones complejas.
Resaltar lo importante
Utilice los elementos citados resaltar el verdadero objeto del correo.
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